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Prozessautomatisierung

Digitale Prozesse erfolgreich analysieren und verbessern

Bevor ein Prozess automatisiert wird, muss er verstanden werden. Wer diesen Schritt überspringt, automatisiert im schlimmsten Fall ineffiziente Abläufe nur schneller.

Lesezeit: ca. 2 Minuten Zuletzt aktualisiert: 18.04.2024 Autor: CodePartner Team
Digitale Prozesse erfolgreich analysieren und verbessern

Inhalt

01 Warum Prozessanalyse vor der Automatisierung steht 02 Was eine gute Prozessanalyse sichtbar macht 03 Typische Anzeichen für ineffiziente Prozesse 04 So gehen wir bei der Prozessanalyse vor 05 Fazit

Kurz beantwortet

Eine Prozessanalyse erfasst, wie ein Ablauf heute tatsächlich funktioniert – inklusive Umwegen, Medienbrüchen und manuellen Zwischenschritten. Erst danach lässt sich beurteilen, welche Schritte sich automatisieren lassen und wo sich Automatisierung wirtschaftlich lohnt.

01

Warum Prozessanalyse vor der Automatisierung steht

Viele Digitalisierungsprojekte scheitern nicht an der Technik, sondern daran, dass der zugrunde liegende Prozess nie richtig verstanden wurde.

  • Der dokumentierte Soll-Prozess weicht vom tatsächlichen Ablauf ab.
  • Ausnahmefälle und Sonderregeln bleiben unberücksichtigt.
  • Verantwortlichkeiten sind nicht eindeutig zugeordnet.
  • Schnittstellen zwischen Abteilungen werden übersehen.
Warum Prozessanalyse vor der Automatisierung steht

02

Was eine gute Prozessanalyse sichtbar macht

Eine strukturierte Analyse zeigt nicht nur, was schiefläuft, sondern auch, wo genau im Ablauf sich Zeit und Aufwand konzentrieren.

Tatsächlicher Ablauf statt Wunschvorstellung

Der Prozess wird so erfasst, wie er im Alltag wirklich abläuft – inklusive Workarounds.

Verantwortlichkeiten je Schritt

Klar wird, wer welchen Arbeitsschritt ausführt und wo Zuständigkeiten fehlen.

Zeitaufwand je Schritt

Sichtbar wird, welche Schritte besonders viel Zeit oder Abstimmung benötigen.

Medienbrüche und Übergaben

Stellen, an denen Daten manuell zwischen Systemen übertragen werden, werden erkennbar.

03

Typische Anzeichen für ineffiziente Prozesse

Manche Warnsignale wiederholen sich in fast jedem Unternehmen – unabhängig von Branche oder Prozess.

Excel als inoffizielles Hauptsystem

Wichtige Informationen leben in Tabellen statt im eigentlichen Fachsystem.

Häufige Rückfragen

Mitarbeitende fragen wiederholt nach demselben Status oder denselben Informationen.

Lange Liegezeiten

Vorgänge liegen zwischen zwei Bearbeitungsschritten unnötig lange.

Fehlende Nachvollziehbarkeit

Im Nachhinein lässt sich nicht mehr klären, wer wann welche Entscheidung getroffen hat.

Doppelte Dateneingabe

Dieselbe Information wird in mehreren Systemen unabhängig voneinander erfasst.

Praxis-Tipp

Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden.

Manche Abläufe lassen sich zunächst einfach vereinfachen oder zusammenlegen. Automatisierung entfaltet ihren Nutzen erst, wenn der Prozess selbst schon sinnvoll strukturiert ist.

04

So gehen wir bei der Prozessanalyse vor

Das Vorgehen folgt immer denselben Schritten – unabhängig davon, wie groß oder komplex ein Prozess ist.

1

Ist-Prozess aufnehmen

Der Ablauf wird gemeinsam mit den Beteiligten Schritt für Schritt dokumentiert.

2

Engpässe identifizieren

Zeitaufwand, Fehlerquellen und Medienbrüche werden markiert.

3

Potenziale priorisieren

Es wird bewertet, welche Verbesserungen den größten wirtschaftlichen Effekt haben.

4

Lösung konzipieren

Für priorisierte Schritte wird eine passende technische Lösung entwickelt.

5

Ergebnis messen

Nach der Einführung wird geprüft, ob sich die erwarteten Effekte auch einstellen.

So gehen wir bei der Prozessanalyse vor

05

Fazit

Nachhaltige Prozessverbesserung beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme – nicht mit vorschneller Automatisierung. Wer den Ist-Zustand genau kennt, automatisiert gezielt dort, wo es sich wirklich lohnt.

Wissen Sie, wo Ihre Prozesse wirklich Zeit kosten?

Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen Ihre Abläufe und zeigen, wo sich Automatisierung wirtschaftlich lohnt.

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CodePartner Redaktion

Das Team von CodePartner entwickelt individuelle Software, Webanwendungen, Apps und KI-Lösungen für Unternehmen. Im Wissensbereich teilen wir Erfahrungen aus der Konzeption, Entwicklung und langfristigen Weiterentwicklung digitaler Lösungen.

FAQ

Häufige Fragen zur Prozessanalyse

Wie lange dauert eine Prozessanalyse?

Das hängt vom Umfang ab. Einzelne Prozesse lassen sich oft innerhalb weniger Tage erfassen, unternehmensweite Analysen benötigen entsprechend mehr Zeit.

Brauchen wir schon eine fertige Prozessdokumentation?

Nein. Häufig entsteht die erste vollständige Dokumentation genau im Rahmen der Analyse.

Führt eine Prozessanalyse automatisch zu einem Digitalisierungsprojekt?

Nicht zwingend. Manchmal zeigt die Analyse, dass eine organisatorische Anpassung ausreicht.

Bereit für Ihr nächstes Projekt?

Lassen Sie uns über Ihr Projekt sprechen.

Ob erste Idee oder konkretes Vorhaben – wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen und gemeinsam die passende Lösung zu entwickeln.

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